Termos de uso e privacidade

1. O que é o SMK Saúde

O SMK Saúde é um sistema oferecido pela SMK Administração e Consultoria Ltda. (CNPJ 60.224.521/0001-54), a "SMK", aos consultórios que são seus clientes de contabilidade. Ele reúne agenda, cadastro de pacientes, notas fiscais, cobrança por Pix, extrato do banco e os impostos do consultório.

O uso do sistema faz parte do contrato de serviços contábeis entre a SMK e o consultório. Estes termos complementam esse contrato.

2. Acesso

O acesso é feito só por convite da SMK ou do titular do consultório. Cada login é pessoal e intransferível: não compartilhe sua senha nem o link de acesso.

Cada pessoa vê apenas o que o seu perfil permite. Secretária vê a agenda de todos; profissional vê só a própria agenda; o dinheiro e os impostos ficam só com o titular.

O titular é responsável por dar e retirar o acesso de quem trabalha no consultório.

3. Responsabilidades do consultório

Cadastrar dados verdadeiros e atualizados dos pacientes e de quem recebe a nota (o próprio paciente ou o responsável).

Informar aos seus pacientes que os dados deles são usados para agenda, cobrança e emissão de nota fiscal, e atender aos pedidos que eles fizerem sobre esses dados.

Não registrar informação clínica (diagnóstico, evolução, prontuário) no sistema. O SMK Saúde não é prontuário eletrônico.

Conferir as notas e as cobranças enviadas aos pacientes e avisar a SMK de qualquer erro.

4. Responsabilidades da SMK

Manter o sistema funcionando, com cuidado razoável de segurança e cópias de segurança dos dados.

Emitir as notas fiscais em nome do consultório, conforme o cadastro e as autorizações dadas, e calcular e preparar as guias de impostos com base nas informações recebidas.

Tratar os dados do consultório e dos pacientes apenas para prestar o serviço, conforme a Política de Privacidade abaixo.

5. Disponibilidade e mudanças

O sistema pode passar por manutenções e melhorias. Mudanças importantes nestes termos serão avisadas e pedirão um novo aceite.

Quando o contrato terminar, o consultório pode pedir a cópia dos seus dados. Depois disso, os dados são apagados, exceto o que a lei obriga a guardar (veja a seção de prazos na Política de Privacidade).

1. Quem decide e quem trata os dados

Dados dos pacientes: o consultório é o controlador (decide para que os dados servem). A SMK é a operadora: trata esses dados em nome do consultório e só para prestar o serviço contratado.

Dados de quem usa o sistema (nome, e-mail, telefone e registros de acesso): a SMK é a controladora.

2. Quais dados são tratados

Pacientes: nome, CPF, telefone, e-mail, dados do responsável (quando houver), datas e horários de atendimento, valores, notas fiscais e pagamentos.

Consultório: dados cadastrais, fiscais e bancários, extratos enviados, documentos e guias de impostos.

Usuários: nome, e-mail, telefone, perfil de acesso, data e hora dos acessos e das ações realizadas no sistema.

Saber que alguém é paciente de um consultório de saúde pode revelar informação sobre a saúde dessa pessoa. Por isso, todos os dados de pacientes são tratados como dados sensíveis, com o cuidado que a LGPD exige.

3. Para que os dados são usados

Organizar a agenda, emitir notas fiscais, gerar cobranças, conciliar pagamentos e fazer a contabilidade e os impostos do consultório.

Bases legais: execução do contrato (art. 7º, V), cumprimento de obrigação legal e regulatória, como a emissão de nota e a guarda de documentos fiscais (art. 7º, II, e art. 11, II, a), e o exercício regular de direitos (art. 7º, VI, e art. 11, II, d).

Os dados não são vendidos nem usados para publicidade.

4. Com quem os dados são compartilhados

Prefeituras e Receita Federal, para emitir notas fiscais e cumprir obrigações fiscais.

Bancos e instituições de pagamento, para cobranças por Pix e leitura de extratos.

Fornecedores de tecnologia contratados pela SMK (hospedagem do sistema e banco de dados em nuvem), que seguem padrões de segurança de mercado. Alguns podem guardar dados fora do Brasil, sempre com as garantias previstas no art. 33 da LGPD.

5. Segurança

Conexão criptografada, separação dos dados de cada consultório no próprio banco de dados, acesso por perfil, certificado digital guardado cifrado e registro de quem fez o quê no sistema.

Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco aos titulares, a SMK avisa o consultório e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como manda o art. 48 da LGPD.

6. Por quanto tempo os dados ficam guardados

Enquanto durar o contrato com o consultório.

Notas, documentos fiscais e registros contábeis ficam guardados pelo prazo exigido em lei (no mínimo 5 anos), mesmo depois do fim do contrato.

Passados esses prazos, os dados são apagados ou anonimizados.

7. Direitos dos titulares

Qualquer pessoa pode pedir confirmação, acesso, correção, eliminação, portabilidade ou informação sobre o uso dos seus dados (art. 18 da LGPD).

Pacientes fazem o pedido ao consultório; a SMK ajuda o consultório a responder. Usuários do sistema fazem o pedido diretamente à SMK.

Contato do encarregado de dados da SMK: [e-mail de privacidade da SMK].